En el proceso continuo de transformación digital, uno de los grandes pasos para modernizar la gestión empresarial en España será la implantación definitiva de la factura electrónica obligatoria. Aunque la facturación electrónica lleva tiempo en funcionamiento en las relaciones con la administración pública, en 2025 muchas empresas tendrán que aplicarla también en sus relaciones comerciales con otras compañías y profesionales.
Este cambio normativo, que se enmarca en la Ley Crea y Crece, busca luchar contra la morosidad, mejorar la trazabilidad de las operaciones comerciales y fomentar una gestión más eficiente y segura. Pero, ¿en qué consiste exactamente esta obligación? ¿Qué empresas deben cumplirla en 2025? ¿Y cómo afecta al día a día de tu negocio?
¿Qué significa factura electrónica obligatoria?
La factura electrónica obligatoria implica que, a partir de una determinada fecha, todas las facturas entre empresas y autónomos deberán emitirse en un formato digital estructurado y cumplir con unos requisitos técnicos y legales específicos. Esto no se refiere simplemente a enviar una factura en PDF por correo electrónico, sino a utilizar un sistema que genere facturas en un formato reconocible por otros softwares (como XML, Facturae, UBL, entre otros) y permita su validación automática.
Este tipo de factura incluye un identificador único, debe cumplir con protocolos de seguridad y trazabilidad, y se integra directamente en los sistemas de gestión contable y fiscal, tanto del emisor como del receptor.
¿Por qué será obligatoria?
La aprobación de la Ley 18/2022, conocida como Ley Crea y Crece, introdujo la obligatoriedad de la factura electrónica en todas las relaciones comerciales entre empresarios y profesionales. El objetivo principal de esta medida es reducir la morosidad en las operaciones comerciales, mejorar el control fiscal y contribuir a la digitalización del tejido empresarial español.
Además, esta normativa se alinea con las directrices europeas de transparencia y lucha contra el fraude, y está respaldada por los fondos europeos NextGenerationEU, que también promueven la adopción de tecnologías digitales por parte de las pymes.
¿A quién afecta en 2025?
La Ley Crea y Crece ha establecido que la facturación electrónica será obligatoria en todas las relaciones comerciales entre empresarios y profesionales.
La implantación se realizará en dos fases:
- Empresas con una facturación superior a 8 millones de euros: deberán adaptarse un año después de la publicación del reglamento. Se espera que esto ocurra en 2026.
- Resto de empresas y autónomos: tendrán dos años adicionales para su implementación, por lo que su entrada en vigor se estima para 2027.
Las empresas deben prepararse con antelación para garantizar que sus sistemas de facturación cumplen con la normativa cuando entre en vigor.
¿Qué implica para tu empresa?
La implementación de la factura electrónica obligatoria supondrá algunos ajustes en la operativa diaria de muchas empresas. Para empezar, será necesario contar con un software de facturación que esté adaptado a los nuevos requisitos legales, que permita generar facturas en formatos estructurados y conectarse con las plataformas autorizadas para su validación y almacenamiento.
Además, tu empresa deberá garantizar que puede recibir y procesar este tipo de facturas, ya que la obligación no solo afecta a los emisores, sino también a los receptores. Esto implicará una revisión de los sistemas internos de contabilidad y una posible inversión en formación para el personal administrativo.
¿Qué ventajas tiene la factura electrónica obligatoria?
Aunque en un primer momento pueda parecer una carga administrativa más, la factura electrónica obligatoria también conlleva ventajas importantes para las empresas:
- Mayor eficiencia: la automatización de la emisión, envío y recepción de facturas reduce los errores manuales y ahorra tiempo.
- Mejor control financiero: permite tener una visión más clara y en tiempo real del estado de los cobros y pagos.
- Reducción de costes: menos papel, menos impresión, menos almacenamiento físico.
- Cumplimiento normativo: garantiza que todas las operaciones están registradas y auditadas según la normativa vigente.
- Mayor seguridad: los sistemas electrónicos incluyen mecanismos de validación y autenticidad que evitan fraudes o duplicidades.
¿Qué pasos debes dar para prepararte?
Si tu empresa se encuentra entre las que deberán cumplir con la factura electrónica obligatoria, lo más recomendable es que empieces cuanto antes con la adaptación. Estos son algunos pasos clave:
- Evalúa tu situación actual: analiza si tu software de facturación es compatible con los nuevos formatos y si cumple con los requisitos técnicos de la ley.
- Busca soluciones certificadas: trabaja con proveedores de software homologados y que garanticen la interoperabilidad.
- Forma a tu equipo: asegúrate de que las personas que gestionan la facturación y contabilidad entienden cómo funciona el nuevo sistema.
- Realiza pruebas piloto: antes de que sea obligatorio, comienza a emitir y recibir facturas electrónicas para detectar posibles fallos.
- Sigue de cerca la normativa: aunque la entrada en vigor está prevista para 2025, pueden surgir actualizaciones que conviene tener en cuenta.
La factura electrónica obligatoria es una realidad que marcará un antes y un después en la forma en que las empresas gestionan sus operaciones comerciales. Aunque pueda requerir un esfuerzo de adaptación, a medio y largo plazo traerá consigo una mejora significativa en la eficiencia y control de los procesos financieros.
Si tu empresa quiere mantenerse competitiva y cumplir con las exigencias legales, es el momento de actuar. Cuanto antes empieces, más preparado estarás para afrontar 2025 sin sorpresas.
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